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Confidentialité et politique de protection des données personnelles (RGPD / GDPR)

Rejoignez-nous !

Depuis toujours nos équipes Knowllence sont tenues à une stricte clause de confidentialité, et nous sommes très vigilants sur la sécurité informatique.

Vous trouverez ci-après les éléments de description de notre politique de protection des données, précisées dans le cadre de la mise en conformité avec le Règlement Européen sur la Protection des données ( RGPD / GDPR compliance )

Vos données personnellesEtudes et données de nos Clients – Logiciel RGPD

Données personnelles collectées

Au travers de nos formulaires de contact, de différents documents et de nos échanges par mail, courrier ou téléphone, Knowllence peut être amenée à collecter des données personnelles.
KNOWLLENCE construit son offre de logiciels et de services dans le respect de la réglementation RGPD en matière de protection des données. Vos informations personnelles nous permettent notamment de traiter vos demandes, d’assurer nos prestations d’assistance, de formation-conseil et d’améliorer la qualité de nos services. Elles servent aussi à mieux vous connaître pour vous proposer des contenus et des services personnalisés, adaptés à vos besoins.
Vos données personnelles sont destinées uniquement au traitement de votre demande par Knowllence et ne sont pas divulguées à des sociétés extérieures. KNOWLLENCE s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires afin d’assurer un niveau suffisant de sécurité et de confidentialité des données traitées.
En application de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, ainsi que du Règlement Européen n°2016/679/UE du 27 avril 2016, l’utilisateur dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, de limitation et le cas échéant d’effacement et de suppression des données. Ces droits peuvent être exercés sur simple demande, accompagnés d’un justificatif d’identité, adressée par courrier à: Knowllence – Droits des personnes – BP4 – 25520 Goux les Usiers.

Données transmises par nos Clients

Extrait de nos clauses contractuelles pour la sécurité et la confidentialité sur les données transmises par nos Clients :

I.- Objet

Les présentes clauses ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles la société KNOWLLENCE (également dénommée « le sous-traitant), s’engage à effectuer pour le compte du client (également dénommé « responsable de traitement ») les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après.
Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après, « le règlement européen sur la protection des données »).

II.- Description du traitement faisant l’objet de la sous-traitance

A Finalité des traitements

KNOWLLENCE est autorisé à traiter pour le compte du responsable de traitement les données à caractère personnel nécessaires pour fournir les services de mise en place de l’application, de formation à son utilisation et de maintenance applicative.
Le responsable de traitement mettra à la disposition de KNOWLLENCE toutes les informations nécessaires au traitement des données et au respect de la réglementation RGPD ;

B Nature des opérations réalisées sur les données

Consultation, modification, import/export, copies temporaires, sauvegarde/restauration, réplication, récupération, autre usages liés aux obligations de maintenance.

III.- Obligations de KNOWLLENCE vis-à-vis du responsable de traitement

KNOWLLENCE s’engage à :

• Traiter les données uniquement pour la ou les seules finalités qui font l’objet de la sous-traitance

• Traiter les données conformément aux instructions documentées du responsable de traitement figurant en annexe du présent contrat. Si le sous-traitant considère qu’une instruction constitue une violation du règlement européen sur la protection des données ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il en informe immédiatement le responsable de traitement. En outre, si le sous-traitant est tenu de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, il doit informer le responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public

• Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent contrat

• Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du présent contrat :
– s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité
– reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel

• Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut

• Sous-traitance :
KNOWLLENCE est autorisé à faire appel à des sous-traitants ultérieurs pour mener les activités de traitement nécessaires à la réalisation de la prestation pour le compte du responsable de traitement.
Le sous-traitant initial s’assure que le sous-traitant ultérieur respecte les obligations du présent contrat pour le compte et selon les instructions du responsable de traitement.

• Droit d’information des personnes concernées : il appartient au responsable de traitement de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.

• KNOWLLENCE notifie au responsable de traitement toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 48 heures après en avoir pris connaissance.

• Mesures de sécurité : le sous-traitant s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité pour assurer la confidentialité et la sécurité des données confiées

• Sort des données : au terme de la relation commerciale entre le client et KNOWLLENCE, ou sur demande expresse, KNOWLLENCE s’engage à détruire dans un délai de 1 mois toutes les données à caractère personnel confiées par le responsable de traitement.

• Registre des catégories d’activités de traitement : Conformément à la RGPD, le sous-traitant tiendra par écrit, dès le 28/05/2018, un registre de traitement des données effectuées pour le compte du responsable de traitement ainsi que des mesures de sécurité mise en oeuvre

• Le responsable de traitement s’engage à fournir au sous-traitant tous les éléments nécessaires pour lui permettre de remplir ses obligations.

N’hésitez pas à contacter votre interlocuteur Knowllence habituel pour en savoir plus,
ou pour que nous adaptions les contrats qui nous lient !

Logiciel RGPD de Knowllence, module de Enterprise Risk Management

Grâce à notre expertise de facilitateur en maîtrise des risques, nous avons développé un logiciel pragmatique et évolutif pour soutenir de façon durable et pragmatique notre propre démarche de mise en conformité. Nous l’avons packagé pour en faire une offre commercialisée :

  • une base de données collaborative centralise la démarche proposée par la CNIL, la description de votre organisation et les tableaux d’étapes, et procure un réel gain de temps : bibliothèques de contenus modifiables, outils de copier / coller de traitements, reporting automatisés,etc.
  • une gestion facile et dynamique des traitements et de leurs responsables, des sous-traitants, des actions et de leurs pilotes; si besoin au niveau Corporate, entité, site ou processus.
  • l’impression en 2 clics des documents de travail, de communication et de conformité nécessaires: cartographie, PIA, registre des traitements, plans d’actions par personne, etc.
  • Le pilotage de la mise en conformité RGPD au niveau « macro », grâce à des indicateurs et la gestion des plans d’actions.

Nous utilisons ce module logiciel RGPD pour garantir notre propre conformité RGPD, gérer nos plans d’actions, et tracer nos engagements en tant que sous-traitant et vis à vis de nos propres fournisseurs.

Prochaine étape ?

Notre équipe se tient à votre entière disposition pour toute précision ou pour organiser une démonstration au moment qui vous conviendra.

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Vous pouvez également vous opposer, pour un motif légitime, à leur utilisation.
Vous pouvez exercer ces droits sur simple demande (+justificatif d’identité) adressée par courrier à: Knowllence – Droits des personnes – BP4 – 25520 Goux les Usiers.
Pour en savoir plus : https://www.knowllence.com/rgpd

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