cahier des charges équipements avec logiciel Need

Interview de M. Grand, alternant chargé de projets équipements dans une entreprise industrielle grenobloise

Je suis en alternance entre une entreprise industrielle et ma formation Ingénieur Ingénierie Industrielle ISTP de Saint Etienne.

Le logiciel d’analyse fonctionnelle Need est implanté depuis plus de 3 ans sur le site industriel où je travaille pour élaborer les cahiers des charges d’achat d’équipements pour la production.
Les personnes utilisant Need sont toutes chefs de projets équipements et qui travaillent donc sur l’approvisionnement d’équipements pour la production, la R&D et la caractérisation de produits.

« Nous sommes contents de l’utilisation du logiciel Need qui facilite notre travail de rédaction de cahiers des charges Equipements par rapport à auparavant, grâce à l’accès à 3 licences via notre réseau.
Nous l’utilisons en direct pendant les réunions de travail, et complétons nos études entre les séances.
Ce sont les chefs de projets Approvisionnement d’équipements qui rédigent avec Need les cahiers des charges de machines. Cela concerne régulièrement des achats d’équipements de plusieurs dizaines et parfois quelque centaines de milliers d’euros, 10 ou 12 fois par an.
Nous avons adapté la trame proposée par Knowllence à nos besoins, et créé un cahier des charges générique pour que la démarche soit standardisée et simplifiée pour la dizaine de chefs de projets concernés. Ce document croise aussi le besoin et le positionnement du fournisseur dans une matrice de conformité, et est accompagné par une lettre de cadrage.
Selon le budget engagé et la complexité de l’équipement à acquérir, nous passons de 6 à 20 heures environ en réunion d’équipe, plus du temps de travail des chefs de projets pour affiner et finaliser les niveaux de performances attendus (caractérisation).
Ces cahiers des charges (cdc) sont ensuite envoyés à nos fournisseurs lors des appels d’offre. Certains ne savent pas répondre, l’analyse de leurs offres s’avère alors plus compliquée ; cela nous permet implicitement de mesurer la motivation des fournisseurs qui s’impliquent pour répondre.
Ce process utilisant systématiquement l’analyse fonctionnelle lors des spécifications d’équipements de production est issu d’une volonté d’amélioration interne, pas d’une imposition client.
Cela nous permet de vraiment baisser nos risques sur nos achats, qui répondent vraiment à nos besoins. Les chargés de projets sont répartis à travers différentes activités, mais leur travail est facilité par l’utilisation du logiciel et de notre cdc générique, qui est géré en français et en anglais.
Je suis le seul alternant à utiliser le logiciel, et comme les autres chargés de projets, il arrive que nous ne travaillions pas sur le logiciel pendant plusieurs semaines, parce que les actions liées à notre métier sont très variées. Une procédure a été mise en place, mais il est vraiment facile de se remettre dans le logiciel ! »

Prochaine étape ?

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