Faut-il payer pour un logiciel support de la conformité RGPD ?
La réponse est oui…
Et votre DPO / DPD verra son travail de mise en conformité RGPD facilité, grâce à la collaboration de tous !
Des outils AIPD et RGPD gratuits sont disponibles en téléchargement. De notre point de vue ils ne suffisent pas pour aider les organisations à se mettre en ordre de marche vis à vis de la conformité RGPD. Voilà pourquoi.
Pourquoi pas un outil RGPD AIPD gratuit ?
Des outils RGPD AIPD existent, à télécharger gratuitement sur internet. Ils s’appuient généralement sur des formulaires web, à compléter et imprimer. Ils peuvent être un moyen de démarrer, notamment pour les organisations qui ont peu de traitements et/ou peu d’analyses d’impact (AIPD) à faire sur la protection des données.
Mais ils sont inadaptés:
- dès qu’il y a de la complexité ou de la quantité d’informations à manipuler,
- si vous voulez travailler de façon collaborative, pour que le DPO soit soutenu par les responsables de traitements et les pilotes d’actions (en respectant les droits et rôles de chacun)
- si vous voulez vous inscrire dans la durée, et dans l’amélioration continue, en gérant aussi les plans d’actions et d’améliorations
- si vous souhaitez disposer de reporting et d’outils de pilotage de votre conformité et de vos sous-traitants.
Le logiciel RGPD pour DPO de Knowllence
Grâce à son expertise en matière de cartographie et de gestion des risques, Knowllence a développé un logiciel RGPD pragmatique, qui permet de gérer :
- la description de l’organisation sous la forme d’une arborescence de vos services et processus,
- la cartographie complète des traitements, avec les stockages et les finalités,
- les Études d’impact (AIPD),
- la gestion de la violation des données,
- le suivi des demandes
- les audits de conformité,
- l’application et suivi du principe de responsabilité par défaut (Accountability),
- le pilotage des plans d’actions,
- la gestion intégrale des sous-traitants et de leurs obligations,
- Un registre élargi : gestion des droits, alertes et incidents et demandes en sus
- Référentiel CNIL, bibliothèques de contenu modifiables.
Les apports du logiciel RGPD et AIPD Knowllence
Passer à un logiciel spécialisé plutôt qu’utiliser une solution gratuite vous apportera notamment de :
- centraliser les traitements des données personnelles dans une base de données organisée en processus qui pourra évoluer et être mise à jour facilement.
- piloter un plan d’action mutualisé entre les processus et traitements, avec un outil d’analyse des risques des processus
- disposer du contenu métier RGPD (référentiel CNIL) disponible dans nos bibliothèques modifiables, afin de ne pas partir d’une page blanche.
- faciliter le travail collaboratif entre le DP /pilote RGPD, les responsables de traitement et les pilotes d’action, chacun n’ayant accès qu’aux données qui le concerne.
- gagner beaucoup de temps grâce à la possibilité de copier / coller avancés de registres de traitements, à chaque niveau de l’arborescence et de manière illimitée dans le cas de groupe ayant plusieurs entités, ou de process adapté chaque client/projet. Il est ainsi très facile de décliner un registre de traitement
- pouvoir imprimer les documents de communication et la documentation de conformité RGPD grâce aux rapports disponibles dans l’application
Pourquoi travailler en tableaux et pas en formulaires ?
Notre logiciel RGPD et AIPD vous propose une succession de tableaux plutôt que des formulaires:
- pour éviter les redondances : les informations communes sont fusionnées en début de tableau (référence du traitement, date de mise à jour, responsable, type de données…) et on ne saisit que les divergences (supports du traitement, risques, actions…)
==> Un seul tableau plutôt que plusieurs formulaires, la saisie et la navigation dans les informations est facile ! - Cela permet des mises à jour régulières sans perdre du temps en saisie : il suffit d’adapter la ligne de traitement, sans recommencer à zéro dans un nouveau formulaire, cela peut donc être facilement délégué. Dans notre module RGPD, le rapport Analyse d’impact signé constitue un enregistrement, les tableaux restent accessibles à tout moment pour faire des mises à jour.
==> Des mises à jour possibles en continu, sans ressaisie - Les reporting vous permettent de comparer les informations entre traitements pour identifier des divergences d’évaluation ou bien des bonnes pratiques à mutualiser.
==> Evaluation homogène au sein de toutes les entités, mise en conformité stable d’un site à l’autre - Il est facile de filtrer sur notre base de données, ce qui permet de retrouver une information à travers tous vos traitements très rapidement plutôt que de devoir regarder chaque formulaire un à un.
==> Gain de temps dans la recherche d’informations
Le regroupement intelligent des informations RGPD évite les redondances, limite le nombre de traitements et facilite leur gestion dans le temps, par les différents responsables, dans la limite de leurs droits et rôles.