Avant d’acquérir l’un de nos logiciels, vous aviez sûrement déjà réalisé des analyses de risques et vous disposez donc de fichiers existants.

Knowllence est capable de vous proposer en option une prestation de “reprise de vos données” visant à importer l’ensemble de ces fichiers aux “bons” endroits dans le logiciel, et de la façon la plus pertinente par rapport aux processus de travail que vous souhaitez mettre en place.

Pourquoi confier à Knowllence ce travail de récupération de l’existant ?

La symbiose entre les équipes de consultants et d’informaticiens de Knowllence permet de garantir une efficacité maximale dans cette prestation de reprise de données.

Notre expérience dans ce type d’intervention nous permet de proposer une analyse rapide et fiable de vos données et de vos démarches pour établir un protocole de récupération optimisé et robuste.

Cela permet aussi de décharger vos équipes de cette tâche souvent fastidieuse si elle devait être réalisée à 100% de façon manuelle, tout en préservant leur disponibilité pour leur cœur de métier.

Pourquoi récupérer vos études existantes ?

  • Minimisation des impacts du changement lié au déploiement du logiciel
  • Gain en terme de délai : les équipes sont immédiatement opérationnelles, elles retrouvent leurs données d’évaluation des risques et peuvent générer instantanément des documents de reporting exploitables
  • Aide à la mise en conformité réglementaire des études existantes, audits facilités
  • Récupération et structuration du savoir-faire existant au sein de notre base de données structurée et communicante

Quelles sont les données que nous reprenons généralement ?

Il y a parfois de nombreux fichiers à récupérer : cela peut être l’occasion d’en regrouper certains pour faciliter les mises à jour ultérieures, ou pour la création de rapports et d’indicateurs.

Pour TDC Sécurité

Santé Sécurité Environnement

  • La description des sites et unités de travail (souvent depuis excel) vers l’arborescence
  • Le ou les documents uniques d’évaluation des risques professionnels (souvent depuis excel)
  • La liste des salariés (en statique, souvent via excel, ou en dynamique via un connecteur)
  • L’évaluation du risque chimique (santé, environnement, …)
  • L’inventaire des produits chimiques (en statique ou en dynamique via notre système de veille sur les FDS)
  • La FDSS – Fiche de Données de Sécurité Simplifiée
  • Les préventions collectives ou individuelles en place
  • Les plans d’actions
  • Les données issues de différentes langues

Pour Robust Engineering / Manufacturing Suite

Analyses fonctionnelles, AMDEC FMEA et arbres de défaillance

  • Des analyses fonctionnelles complètes, y compris des pieuvres, des blocs techniques ou des diagrammes FAST (selon le guide AFCEN B)
  • Les architectures produits systèmes – composants, constituants
  • Les grilles de cotation
  • Les études AMDEC Produit, AMDEC Process
  • Les plans de surveillance
  • Les bibliothèques : effets, symboles de classe, …
  • Les études génériques
  • Les plans d’actions
  • Les données issues de différentes langues

Pour Medical Device Suite

Logiciels pour les dispositifs médicaux

  • Les analyses de risques ISO 14971 (souvent issu d’excel ou word)
  • L’emploi prévu (souvent sous word)
  • Le plan de gestion de risques (souvent sous word)
  • Les intervenants sur le projet (qui deviennent des utilisateurs ayant des rôles dans le logiciel)
  • Les grilles de gravité et de probabilité utilisées habituellement par vos équipes
  • Votre plan d’action (souvent sous excel ou word)
  • Les données issues de différentes langues

Une démarche projet rigoureuse

Nous analysons vos documents existants et démarches. Puis nous établissons et vous proposons une procédure afin de les intégrer dans le logiciel. Pour cela, nous vous solliciterons éventuellement afin de vérifier notre compréhension de vos données.

Sur cette base réelle, nous effectuons un chiffrage au plus juste et pouvons vous proposer plusieurs stratégies en fonction de vos ressources et de votre budget. Cela peut aller d’une migration complète sans participation de vos collaborateurs ou d’un accompagnement plus ou moins important.

Selon la stratégie de migration choisie, les rendez-vous avec votre référent métier seront plus ou moins nombreux (généralement 1 à 3). La période de réalisation de cette prestation sera définie ensemble afin de limiter les impacts sur vos équipes.

Au cours de la migration, des questions peuvent être posées en cas d’éléments non prévus (maximum 1h de mobilisation du référent métier en général).

En fin de migration, un rendez-vous par internet permet de vous présenter le travail effectué et d’en valider ensemble le contenu avant d’installer les nouvelles études renseignées dans votre environnement.

Généralement cette prestation de migration s’effectue entièrement à distance. Mais c’est un des choix stratégiques que nous vous demanderons de trancher avant de démarrer : il nous faudra peut-être intervenir dans vos locaux, par exemple lorsque des clauses de confidentialités fortes vous empêchent de nous envoyer vos données préexistantes.

Quels sont nos interlocuteurs indispensables ?

Knowllence a besoin d’être en contact avec un référent métier en mesure de prendre des décisions sur la démarche et le process proposé ; cette personne doit être joignable facilement le temps de cette phase de migration. Une ressource informatique sera également sollicitée pour les échanges de fichiers.

Quels sont les formats des données d’origine ?

Vous pouvez bien sûr faire des copier/coller manuels. Mais notre équipe peut généralement automatiser au moins partiellement le traitement de fichiers de différents formats : Word, Excel, Access, exports issus d’autres logiciels, … Le but est bien sûr de gagner du temps et de faciliter l’appropriation par vos équipes.

Prochaine étape ?

Notre équipe se tient à votre entière disposition pour toute précision ou pour organiser une démonstration au moment qui vous conviendra.

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