Système documentaire : Conférence de M. E. Décoret, consultant expérimenté de Knowllence.

Comment mettre en place un système de gestion des documents qualité solide ? Dans votre entreprise, il existe de très nombreux documents, à travers les différents services et qui sont indispensables au bon fonctionnement de vos activités. Pour espérer rendre l’utilisation de votre système documentaire facile pour l’ensemble de vos collaborateurs, il est primordial, dans un premier temps, de catégoriser votre documentation. Cet état des lieux va vous permettre de retenir les règles de gestion documentaire appropriées à votre entreprise pour permettre, dans un second temps, la structuration de votre gestion documentaire.

La construction d’un système documentaire va vous permettre de maîtriser non seulement la documentation créée et maintenue en interne, mais également les documents d’origine externe. Faut-il, pour cela, centraliser ou non la maîtrise documentaire ?

L’ISO 9001 version 2000 pousse à la mise en place d’un système documentaire solide, et à la cartographie des processus. On positionne ici

  • la place du manuel Qualité, de la cartographie des processus, des procédures, instructions de travail et des supports d’enregistrement,
  • la responsabilité de la direction, la mise en place de mesures et analyse, et l’amélioration continue
  • la cartographie des différents processus de l’entreprise.

 

Système documentaire et cartographie

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Arborescence d’un système documentaire

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Schéma de l’ISO 9000:2000 et système documentaire

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Cartographie du système documentaire et de la gestion des processus de l’entreprise

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Pour accéder au diaporama (.pdf) , cliquez ici : systeme-documentaire-cartographie-iso9000-2000

Ces informations sur le système documentaire ISO 9001 sont anciennes, mais toujours valables. Elles méritent en revanche en 2016 d’être complétées par celles qui concernent la maîtrise des risques opérationnels sur les processus qualité, qui va bien au delà du système documentaire.

KNOWLLENCE ne propose plus de solution de GED , mais a toujours bien sûr cette compétence car la plupart des documents issus de ses logiciels risques doivent être intégrés à la réflexion globale sur les processus et documentations : comment gérer les études génériques en qualité Conception/Fabrication, comment mettre à disposition le Document unique d’évaluation des risques professionnels et les fiches d’expositions à la pénibilité ou au risque chimique par exemple, comment interfacer les plans d’actions initiés dans les études de risques avec les plans d’action généraux de votre entreprise ? Toutes ces questions sont très importantes dans l’articulation globale de votre système QHSEM et notre équipe se tient à votre entière disposition discuter des connexions (ou interfaçages) qui vous seraient utiles avec le reste de votre système d’information.

Prochaine étape ?

Notre équipe se tient à votre entière disposition pour toute précision ou pour organiser une démonstration au moment qui vous conviendra.

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