Comment écrire simplement une procédure
Par Yvon MOUGIN©

UN PEU DE THEORIE

“Un processus est un ensemble d’activités et de ressources liées
qui transforment des éléments entrants en éléments sortants”.

Un exemple

“Une procédure est une manière spécifiée (décrite) de mettre en œuvre un processus”.

QUELQUES POSTULATS

Doit-on tout écrire ? Bien sûr que non ! L’objectif de l’écriture est de réduire au maximum les risques de mal faire un travail. Il faut que les données de sortie de nos processus soient conformes à nos attentes et, en final, à celles de nos clients.
Pour cela, n’oublions pas que nous avons l’obligation de confier les activités à accomplir à des personnes qualifiées et compétentes. D’une manière générale, il n’est donc pas besoin d’écrire les règles de l’art. Elles sont supposées être connues et maîtrisées. Une procédure ne doit pas pallier à une incompétence mais compléter un savoir-faire.
Par exemple, il est inutile d’écrire qu’un chauffeur doit appuyer sur la pédale de droite pour ralentir son véhicule. Par contre, il sera peut-être utile de lui rappeler sur un document, qu’il doit contrôler l’état des pneumatiques avant chaque transport.

ET LA METHODE

Un processus est constitué d’une succession d’étapes qui doivent faire l’objet d’une formalisation.
Les étapes s’écriront ainsi, sur 3 colonnes :
Quoi           Qui           Comment

Le QUOI, c’est la tâche. Elle sera définie de façon à pouvoir être accomplie par une seule et même personne. Toute l’astuce de l’écriture simplifiée est dans cette recommandation.

Le QUI, c’est la personne désignée pour accomplir la tâche.

A partir de ce binôme QUOI/QUI (TACHE/PERSONNE), il est possible d’évaluer le risque de mal faire, c’est-à-dire de décider de la quantité d’écriture nécessaire pour limiter ce risque au minimum acceptable.

On peut exprimer ainsi ce mode d’évaluation :

“Lorsque cette personne (QUI) accomplit ce travail (QUOI) y-a-t-il un risque de problème ?”

• Si oui, que doit-on écrire pour éviter ces dysfonctionnements ?

Il convient alors de préciser les règles à observer ou les informations à utiliser dans le COMMENT.

On peut aussi y décrire les documents qui peuvent aider le QUI à accomplir correctement son travail.

• Si non, il n’est pas utile d’écrire.

UNE PETITE CONCLUSION
Eliminons définitivement le principe qui affirme “ il faut écrire tout ce que l’on fait ”. C’est l’application de ce postulat qui conduit à construire des organisations lourdes et inefficaces.
En aucun cas, les normes ISO n’exigent ce type de contraintes.

Nota : les bases de cette méthode ont été élaborées par un groupe de travail du MFQ (Mouvement Français pour le Qualité) dont j’étais le pilote.

Monsieur Yvon MOUGIN - Cap Entreprise

Participaient à ce groupe : Alexandra Guyon (MFQ), Daniel Saunier (Solvay), Frédéric Coppola (Sema), Didier Merchet et Isabelle Paris (Sulzer Medica) Copilote, Jean Berthod (Otor Velin), Jean Barthoulot (Speedsteel), Yvon Girod (Amphenol Socapex), Claude Gros (Moreau), Jacques Echilley (Mesny), Didier Seigneur (Automobiles Peugeot), Lucien Tepinier et Jean-Marie Bidaux.